Como Otimizar Tempo Num Mundo Moderno

Hoje em dia, dentro dos vários meios e tecnologias de comunicação que temos disponíveis, gastamos muito tempo com coisas muito simples, como checar várias contas de e-mail, ler feeds de notícias e organizar faxes e ligações telefônicas.

No livro “Getting Things Done”, de David Allen, encontramos várias dicas sobre como minimizar o tempo e maximizar a produtividade em coisas simples do dia a dia profissional moderno. David Allen diz que devemos minimizar o número de “entradas de informação” da nossa vida, desde nossas caixas de entrada de e-mail até a pilha de papel em nossas mesas. Segundo o livro, o foco é ter o máximo de entradas que precisarmos, mas tão poucas quanto for possível.

Baseadas na idéia do livro, Gina Trappani, do LifeHacker, compilou algumas dicas podem ser úteis para otimizar tarefas do dia a dia moderno:

Agregar serviços telefônicos

Atualmente algumas empresas têm lançado no mercado vários serviços para agregar números telefônicos e demais serviços como e-mail e caixa postal de voz. Nos EUA um ótimo serviço é o GrandCentral, que ainda está em fase beta e acabou de ser adquirido pelo Google. Com este serviço você pode agregar várias linhas telefônicas a partir de um único número de telefone. Além disso é possível consolidar também caixas postais de voz, recebendo inclusive um aviso por e-mail a cada nova mensagem, e decidir por qual linha fazer as chamadas para seus contatos, recurso útil para quem liga bastante para DDD ou DDI.

Condensar as várias contas de e-mail via gmail

Desde que o Gmail lançou seu recurso de receber e enviar e-mails de qualquer endereço eletrônico que use POP ou IMAP, esta é uma forma bem interessante de agregar contas de e-mail. Caso haja a necessidade de personalizar o domínio do e-mail do Gmail é possível usar o Google Apps for Your Domain e trocar o domínio @gmail.com para seudominio.com, por exemplo.

Enviar papéis para sua caixa de entrada digital

Uma tendência no exterior é a digitalização de papéis, enviando os documentos da caixa de entrada de sua mesa de escritório para sua caixa de entrada virtual, no computador. A Fujitsu ScanSnap é uma das soluções do que chamam de “Papel para PDF”. Com ela a pilha de papel da mesa pode ser gerenciada como arquivos PDF, sendo enviada para qualquer outro lugar sem a necessidade de envelopes, pastas ou mensageiros.

Usar as caixas postais em vez de endereços fixos

Outra dica importante é o uso de caixas postais de correio, especialmente para freelancers e profissionais que não têm escritório fixo em um determinado endereço. Com o uso de caixas postais você não precisa ter o trabalho de se recadastrar toda vez que se mudar, além de facilitar o contato entre você e seu cliente, sem maiores preocupações.

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